Diferencia clave: secretaria frente a recepcionista
Secretario y Recepcionista son dos puestos importantes en cualquier organización entre los que se pueden destacar algunas diferencias. Estos dos puestos tienen diferentes roles, funciones y deberes que realizar, contrario a la idea errónea popular de que estos son los mismos trabajos. Mientras que una secretaria es más una asistente personal o asistente administrativa, una recepcionista es la primera persona con la que uno se encuentra cuando ingresa a una organización. Veamos la diferencia entre las funciones de una secretaria y una recepcionista.
¿Quién es una secretaria?
Según el Oxford English Dictionary, un secretario es un funcionario administrativo de una organización que se emplea para escribir cartas, llevar registros, etc. Las funciones de una secretaria varían según el tamaño de una organización. Mientras que en una empresa pequeña, es posible que deba realizar las funciones duales de recepcionista y secretaria, en las grandes organizaciones, es la persona que organiza el horario de su jefe, recibe y responde a todos los correos, pide suministros, programa citas con su jefe, escribe cartas importantes, etc.
Una secretaria debe tener un diploma de escuela secundaria o equivalente y debe tener habilidades de mecanografía rápidas. Muchas empresas prefieren contratar personas que tengan un certificado adicional de habilidades de nivel de secretaria. Ahora pasemos a comprender los roles de una recepcionista para tener una idea clara de la diferencia entre los dos.
¿Quién es recepcionista?
Por lo general, se requiere una recepcionista para saludar a las personas en la recepción y dirigirlas a los diferentes departamentos según sus requisitos. También es la persona que tiene que atender las llamadas entrantes y contestar las consultas y también escuchar las quejas. Las personas que deseen conocer a una persona importante en la organización deben conocer a esta persona para obtener la fecha y la hora de la reunión.
Cuando llamas a cualquier empresa, la voz que normalmente escuchas es la de la recepcionista. Una recepcionista tiene que atender a todos los visitantes y debe tener una personalidad agradable, una actitud de ayuda y una voz dulce para impresionarlos. Debe tener etiqueta telefónica para atender todas las consultas comerciales con la máxima eficacia y convertir consultas casuales en clientes reales.
Está claro entonces que existen grandes diferencias en los roles, responsabilidades y funciones de una secretaria y una recepcionista.
¿Cuál es la diferencia entre secretaria y recepcionista?
Definiciones de secretaria y recepcionista:
Secretario: funcionario administrativo de una organización que se emplea para escribir cartas, llevar registros, etc.
Recepcionista: Persona que recibe y atiende a los visitantes de una oficina.
Características de la secretaria y recepcionista:
Deberes:
Secretaria: Una secretaria organiza el horario de su jefe, recibe y contesta todos los correos, ordena suministros, programa citas con su jefe, escribe cartas importantes, etc.
Recepcionista: una recepcionista saluda a las personas en la recepción y las dirige a diferentes departamentos según sus requisitos. También tiene que atender las llamadas entrantes y responder a las consultas y también escuchar las quejas.
Requisitos:
Secretario: Es necesario un certificado de habilidades secretariales.
Recepcionista: No se requiere una habilidad específica; sin embargo, el individuo debe tener una personalidad agradable, una actitud de ayuda y una voz dulce. También debe ser eficiente en su trabajo.
