Diferencia clave: libro mayor y balance de comprobación
La preparación del libro mayor y el balance de comprobación son dos acciones principales en el ciclo contable que son necesarias para la preparación de los estados financieros de fin de año. La diferencia clave entre el libro mayor y el balance de prueba es que el libro mayor es un conjunto de cuentas que contienen transacciones detalladas realizadas, mientras que el balance de prueba es una declaración que registra los saldos finales del libro mayor.
¿Qué es un libro mayor?
El libro mayor es el conjunto principal de cuentas donde se registran todas las transacciones realizadas dentro del año fiscal. La información en el libro mayor general se deriva del diario general, que es un libro inicial para ingresar transacciones. El libro mayor contiene todas las entradas de débito y crédito de las transacciones y está separado por clases de activos. (Activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos)
Ej. Las cuentas de activos individuales tales como efectivo, cuentas por cobrar, pagos anticipados, etc. se registrarán bajo la clasificación de activos.
Para empresas a gran escala donde se realizan muchas transacciones, puede que no sea conveniente ingresar todas las transacciones en el libro mayor debido al gran volumen. En ese caso, las transacciones individuales se registran en "libros auxiliares" y los totales se transfieren a una cuenta en el libro mayor. Esta cuenta se conoce como "Cuenta de control" y los tipos de cuenta que generalmente tienen un alto nivel de actividad se registran aquí.
Figura_1: Ejemplo de saldo del libro mayor general
¿Qué es el balance de prueba?
El balance de prueba es una hoja de trabajo resumida que incluye todos los saldos contables en un momento determinado (generalmente al final del año contable) con la intención de verificar la precisión matemática de los saldos contables. Todos los saldos deudores se registrarán en una columna y todos los saldos acreedores en otra.
El balance de prueba proporciona todos los saldos finales en un solo documento de un vistazo, por lo tanto, es fácil de usar como herramienta de referencia. También ayuda a revelar una serie de posibles errores en caso de que ocurran y ayuda a identificar el tipo de asientos de diario que se deben publicar para corregir los errores identificados.
Propósitos y usos principales de un balance de comprobación
Para usar como herramienta de decisión para garantizar la precisión matemática de los saldos contables
Si todas las transacciones de un período contable se registran con precisión, la suma de los saldos deudores del balance de prueba debe ser igual a la suma de los saldos acreedores.
Para detectar y corregir errores en el registro de información financiera
Ciertos tipos de errores en el libro mayor pueden identificarse a través del balance de comprobación. Ellos son,
- Errores de omisión parcial (En las cuentas sólo se contabiliza el asiento de débito o el asiento de crédito)
- Errores de traspaso (El saldo final se traspasa incorrectamente)
- Errores de casting (Se registra más o menos el total de una cuenta)
En caso de error, el monto que causa la diferencia se ingresa en la 'cuenta de suspenso' hasta que se subsanen. Si el lado deudor del balance de prueba excede el lado acreedor, entonces la diferencia se acredita a la cuenta transitoria y si el saldo acreedor es mayor que el saldo deudor, la diferencia se adeuda a la cuenta transitoria. Una vez que se identifican los errores, se rectifican y se contabiliza el balance de comprobación, se cierra la cuenta de orden ya que el saldo ya no existe.
Sin embargo, las siguientes entradas no causarán una discrepancia en el balance de comprobación.
- Errores de principio (Las entradas se contabilizan en el tipo de cuenta incorrecto)
- Errores de omisión completa (Las entradas se omiten por completo de las cuentas)
- Errores de comisión (Se registra una entrada en el tipo de cuenta correcto, pero en la cuenta incorrecta)
- Errores en la entrada original (Se contabiliza un monto incorrecto en las cuentas correctas)
- Errores de compensación (Las entradas incorrectas en dos o más cuentas se anulan entre sí)
- Errores de anulación completa (se contabiliza el importe correcto en las cuentas correctas, pero se han anulado los débitos y créditos)
¿Cuál es la diferencia entre el libro mayor y el balance de comprobación?
Libro mayor y balance de comprobación |
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| El libro mayor es un conjunto de cuentas que registran todas las transacciones. | El balance de comprobación es un estado resumido que refleja los saldos del libro mayor. |
| Propósito | |
| El propósito es registrar las entradas finales de las transacciones. | El propósito es comprobar la precisión matemática de los saldos del libro mayor. |
| Clasificación de la cuenta | |
| Esto se hace de acuerdo a la clase de cuentas | No hay clasificación de cuentas. |
| Período de tiempo | |
| Esto registra las transacciones durante el año contable. | Esto se prepara el último día del año contable. |
Resumen: libro mayor frente a balance de comprobación
Si bien el proceso de contabilidad solía ser muy lento y costoso, ahora se puede realizar con menos tiempo y esfuerzo con el uso de software de contabilidad automatizado. Es importante comprender con precisión la diferencia entre el libro mayor y el balance de comprobación, ya que ambos representan pasos importantes en la preparación de los estados financieros de fin de año. En caso de que existan discrepancias entre los saldos deudores y acreedores, deben investigarse y registrarse asientos correctivos antes de proceder a la preparación de los estados financieros.
